SIRH : définition, fonctionnalités et cadre juridique

L’essentiel

Qu’est-ce qu’un SIRH et que signifie cet acronyme ?

Un SIRH est un système d’information des ressources humaines : l’ensemble des logiciels qui centralisent les données relatives aux salariés et automatisent les processus de gestion du personnel. Son principe est le référentiel unique du collaborateur, à partir duquel l’entreprise produit ses documents, ses déclarations et ses indicateurs.

L’acronyme se développe aussi en « système d’information de gestion des ressources humaines ». Les éditeurs emploient « SI RH » ou « logiciel RH » comme équivalents. Ces variantes n’ont aucune portée juridique : le Code du travail ne définit pas le SIRH et aucun texte n’impose d’en posséder un. La définition retenue ici est opératoire : elle décrit ce que l’outil fait.

Deux architectures coexistent :

• SIRH intégré : une suite unique couvre plusieurs fonctions à partir d’une même base de données.
• SIRH composite : des logiciels spécialisés (paie, temps, recrutement) échangent leurs données par des interfaces.

La suite intégrée limite les ressaisies. L’assemblage laisse choisir un outil par fonction, au prix d’interfaces à maintenir.

Le droit ne s’intéresse pas à la catégorie de logiciel. Il encadre les traitements de données que l’outil réalise et les obligations qu’il sert : tenir un registre, décompter le temps de travail, évaluer les risques, conserver un bulletin. Lire un SIRH module par module, avec la règle attachée à chacun, renseigne donc mieux qu’une liste de fonctions.

Quelles fonctionnalités un SIRH couvre-t-il ?

Un SIRH couvre sept familles de fonctions, de l’administration du personnel au recrutement. Chacune répond à un cas d’usage et met en jeu une règle de droit précise.

• Administration du personnel : dossier du salarié, registre unique du personnel et documents, sollicités à chaque embauche. Le registre est tenu dans tout établissement employant des salariés (C. trav., art. L. 1221-13).
• Paie : bulletins, déclaration sociale nominative et variables, pour une clôture mensuelle sans ressaisie des absences. Le double des bulletins est conservé 5 ans (C. trav., art. L. 3243-4).
• Temps et absences : feuilles de temps, plannings, congés et alertes de repos, pour décompter les salariés hors horaire collectif. Le décompte est quotidien et hebdomadaire (C. trav., art. D. 3171-8).
• Conformité sociale : calendrier d’obligations, alertes de seuil et registres, au passage de 11 puis de 50 salariés. Le CSE s’impose dès 11 salariés, le règlement intérieur dès 50 (C. trav., art. L. 2311-2 et L. 1311-2).
• Contrats et signature : génération, signature électronique et archivage, par exemple pour un CDD à remettre sous 2 jours ouvrables (C. trav., art. L. 1242-13). L’écrit électronique vaut preuve (C. civ., art. 1366).
• Santé et sécurité : évaluation des risques, plan d’action et versions, pour la mise à jour annuelle du document unique. Les versions sont conservées 40 ans au moins (C. trav., art. L. 4121-3-1).
• Recrutement et talents : suivi des candidatures, entretiens et formation. Le tri de candidatures assisté par IA relève des systèmes à haut risque (règl. (UE) 2024/1689, annexe III).

Deux de ces modules exposent à la même sanction : le décompte du temps de travail et le document unique. L’administration peut prononcer, sur rapport de l’inspection du travail, une amende de 4 000 euros au plus, appliquée autant de fois qu’il y a de travailleurs concernés (C. trav., art. L. 8115-1, 3° et 6°, et art. L. 8115-3).

Gestion des temps : le module où la règle est la plus stricte

L’employeur décompte la durée du travail de chaque salarié qui ne suit pas l’horaire collectif affiché. Le décompte est quotidien, par enregistrement des heures de début et de fin ou relevé du nombre d’heures, et hebdomadaire, par récapitulation (C. trav., art. D. 3171-8). Un système d’enregistrement automatique doit être fiable et infalsifiable (C. trav., art. L. 3171-4).

Ce module se distingue des autres par sa valeur probatoire. Ses enregistrements servent devant l’inspection du travail et devant le conseil de prud’hommes, où l’employeur fournit les éléments justifiant les horaires réalisés. La Cour de justice de l’Union européenne exige un système objectif, fiable et accessible de mesure du temps de travail journalier (CJUE, 14 mai 2019, aff. C-55/18).

La chambre sociale a précisé ces exigences en 2026 :

• Fiabilité : la remise à zéro annuelle d’un compteur est admise si le détail des heures pointées est conservé (Cass. soc., 17 juin 2026, n° 24-21.533).
• Géolocalisation : le décompte par géolocalisation est admis sous des conditions strictes de proportionnalité (Cass. soc., 18 mars 2026, n° 24-18.976).

Conformité sociale : suivre les obligations qui dépendent de l’effectif

La conformité sociale est la situation d’une entreprise qui respecte, à une date donnée, l’ensemble des obligations de droit du travail attachées à son effectif. Le périmètre change à chaque seuil : un CSE dès 11 salariés pendant 12 mois consécutifs (C. trav., art. L. 2311-2), un règlement intérieur à partir de 50 salariés (C. trav., art. L. 1311-2).

Ce module se distingue des autres parce qu’il ne produit pas un document : il suit des échéances. Son contenu type :

• Calendrier : obligations périodiques et dates limites.
• Alertes : franchissement d’un seuil d’effectif.
• Registres et affichages : tenue, mise à jour, preuve de diffusion.
• Index de l’égalité professionnelle : publication au plus tard le 1er mars, dès 50 salariés (C. trav., art. L. 1142-8 et D. 1142-4).

Un outil suit le calendrier ; il ne détermine pas seul les obligations applicables. Le calcul de l’effectif, la convention collective et les accords d’entreprise restent à analyser.

Le périmètre évolue. Un projet de loi a été présenté en Conseil des ministres le 10 septembre 2026. Il transposerait la directive (UE) 2023/970 sur la transparence des rémunérations et remplacerait l’index actuel par de nouveaux indicateurs. Ce texte n’est pas adopté à la date de vérification de cette page.

DUERP en ligne : outiller l’évaluation des risques

Tout employeur transcrit l’évaluation des risques professionnels dans un document unique, dès l’embauche du premier salarié (C. trav., art. L. 4121-3 et R. 4121-1). Le DUERP est mis à jour au moins chaque année dans les entreprises d’au moins 11 salariés (C. trav., art. R. 4121-2). Ses versions successives sont conservées 40 ans au moins (C. trav., art. L. 4121-3-1).

L’enjeu a changé le 27 juin 2026. La loi n° 2026-534 du 25 juin 2026 permet à l’administration de prononcer une amende en cas d’absence du document, sans saisir le juge (C. trav., art. L. 8115-1, 6°). Le texte vise l’absence de DUERP. Le défaut de mise à jour reste sanctionné par la voie pénale (C. trav., art. R. 4741-1).

Un outil de DUERP en ligne se distingue d’un modèle de document par trois apports :

• Bibliothèque de risques : un point de départ par métier ou par unité de travail.
• Versions : chaque mise à jour est datée et conservée.
• Plan d’action : mesures, responsables, échéances.

L’outil ne remplace pas l’évaluation menée dans l’entreprise, avec les salariés et le CSE lorsqu’il existe. L’INRS met à disposition des outils sectoriels gratuits (OiRA), qui servent de point de comparaison aux offres payantes. L’obligation, son contenu et ses mises à jour sont détaillés dans le guide du DUERP.

Contrat de travail en ligne : générer, signer, archiver

Un contrat de travail peut être établi et signé par voie électronique. L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur papier, à condition que son auteur soit identifié et que son intégrité soit garantie (C. civ., art. 1366 et 1367).

Le règlement eIDAS distingue trois niveaux de signature : simple, avancée et qualifiée. Seule la signature qualifiée a l’effet juridique d’une signature manuscrite. Aucune ne peut être écartée comme preuve au seul motif qu’elle est électronique (règl. (UE) n° 910/2014, art. 25). L’employeur qui se prévaut du contrat conserve donc un dossier de preuve : identité du signataire, horodatage, journal des opérations.

Ce module se distingue d’une banque de modèles par la chaîne complète qu’il exécute :

1. Génération du contrat à partir des données du salarié.
2. Signature électronique par les deux parties.
3. Remise d’un exemplaire au salarié.
4. Archivage du contrat et de son dossier de preuve.

Le délai compte autant que le texte : un CDD est transmis au salarié au plus tard dans les 2 jours ouvrables suivant l’embauche (C. trav., art. L. 1242-13).

Quelle différence entre SIRH, logiciel de paie, gestion des temps et suivi des candidats ?

Le SIRH est le cadre d’ensemble ; le logiciel de paie, la gestion des temps et le suivi des candidats sont des fonctions, vendues seules ou comme modules d’une suite. La distinction est fonctionnelle et commerciale : le droit ne connaît pas ces catégories.

• SIRH : référentiel unique du salarié et processus RH ; il produit dossiers, documents et indicateurs. Vigilance : qualité et sécurité des données.
• Logiciel de paie : calcul du bulletin et déclarations sociales. Vigilance : paramétrage de la convention collective.
• Gestion des temps (GTA) : décompte du temps, plannings et absences, qui alimentent les variables de paie. Vigilance : fiabilité du décompte et information des salariés.
• Suivi des candidats (ATS) : diffusion des offres et suivi des candidatures. Vigilance : le tri automatisé relève de l’IA à haut risque.

Chaque outil dépend de celui qui le précède dans la chaîne des données.

Le logiciel de paie intervient en bout de chaîne. Il calcule le bulletin et émet la déclaration sociale nominative à partir des données reçues : temps, absences, éléments variables. Un SIRH dépourvu de paie s’associe à un moteur de paie dédié ou à un cabinet d’expertise comptable. Dans ce modèle hybride, l’entreprise saisit les variables et le cabinet produit le bulletin.

La gestion des temps et des activités (GTA) est la fonction où la contrainte juridique pèse le plus : décompte, preuve, information des salariés. Aucune information personnelle ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté au préalable à la connaissance du salarié (C. trav., art. L. 1222-4).

Le suivi des candidats, ou ATS (applicant tracking system), gère les offres et les candidatures. C’est le module le plus exposé au règlement européen sur l’intelligence artificielle. Un système qui filtre, classe ou évalue des candidats relève des systèmes à haut risque (règl. (UE) 2024/1689, annexe III, point 4).

Pour quelles entreprises un SIRH est-il utile ?

Aucun texte ne fixe l’effectif à partir duquel un SIRH s’impose. Son utilité se mesure aux obligations qui s’ajoutent à chaque seuil social, non au nombre de salariés en lui-même.

• Dès 1 salarié : registre unique du personnel, déclaration préalable à l’embauche, DUERP.
• Dès 11 salariés : CSE, mise à jour annuelle du DUERP.
• Dès 50 salariés : règlement intérieur, BDESE, index de l’égalité professionnelle, consultations récurrentes du CSE.

Chaque franchissement crée des échéances, des documents et des preuves à conserver. Un tableur suffit tant que les actes sont rares. Il cesse de suffire quand plusieurs personnes saisissent les mêmes données, ou quand une échéance manquée expose à une sanction. Le détail des seuils sociaux figure dans le guide des obligations de l’employeur selon l’effectif.

Le cas le plus répandu est celui de l’entreprise sans service RH, où le dirigeant, un assistant et l’expert-comptable se partagent les tâches. La question y porte moins sur l’outil que sur la répartition : qui tient le dossier, qui rédige, qui contrôle. Une suite conçue pour un service RH structuré y reste souvent sous-utilisée.

Digitalisation et IA : que faut-il automatiser en priorité dans un SIRH ?

L’ordre de priorité se déduit de deux critères : le volume de tâches et le risque juridique. Les flux répétitifs à faible risque passent en premier ; les décisions automatisées sur des personnes passent en dernier.

1. Flux administratifs répétitifs : déclaration préalable à l’embauche, collecte des pièces, documents générés, signature, archivage.
2. Temps, absences et congés : une erreur de saisie se propage jusqu’au bulletin de paie.
3. Contrôles de cohérence avant la paie et les déclarations.
4. Suivi de la conformité : alertes de seuil, échéances, registres.
5. IA documentaire sous relecture humaine : rédaction, synthèse, recherche.
6. Tri ou évaluation automatisés de candidats ou de salariés : en dernier, avec une gouvernance dédiée.

Le dernier rang a une raison juridique. Les systèmes d’IA utilisés pour recruter, évaluer, promouvoir ou répartir les tâches sont classés à haut risque (règl. (UE) 2024/1689, annexe III, point 4). Le règlement (UE) 2026/1744 du 8 juillet 2026 a reporté leurs obligations au 2 décembre 2027. Les pratiques interdites s’appliquent depuis le 2 février 2025.

Deux règles s’appliquent dès à présent. Toute personne a le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé et produisant des effets juridiques à son égard (RGPD, art. 22). Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, le CSE est consulté sur l’introduction de nouvelles technologies (C. trav., art. L. 2312-8).

Où se situent les opérations RH et juridiques par rapport à un SIRH ?

Les opérations RH et juridiques commencent là où le SIRH s’arrête. Un SIRH enregistre des données et exécute des flux ; il ne produit ni l’analyse juridique d’une situation individuelle ni la décision de l’employeur. Rédiger un avenant, conduire une procédure disciplinaire ou rompre un contrat suppose de qualifier des faits, de calculer des délais et de choisir une procédure.

Quatre familles de réponses entourent le SIRH, avec des périmètres distincts :

• Logiciels (SIRH, paie, temps, recrutement) : données, flux et calculs paramétrés. L’employeur garde le choix de la procédure, la rédaction et la décision.
• Externalisation de la paie : le prestataire produit bulletins et déclarations sociales. L’employeur transmet les variables et conserve les actes RH.
• Conseil juridique (avocat, juriste) : analyse d’une situation et, pour l’avocat, représentation en justice. L’exécution matérielle des actes reste à l’employeur.
• Gestion RH à la demande : exécution des actes et des procédures. L’employeur garde la décision et la signature.

Ces familles se combinent : aucune ne couvre seule l’ensemble de la chaîne, de la donnée à la décision.

LégiPilot : des opérations exécutées, pas un SIRH classique

LégiPilot n’est pas un SIRH au sens classique : la plateforme ne calcule pas la paie et n’émet pas la déclaration sociale nominative. Elle réalise à la demande les opérations RH et juridiques de gestion des collaborateurs, réparties en quatre Copilotes.

• Copilote Admin : dossiers du personnel centralisés, en accès gratuit et sans limite de durée.
• Copilote RH : embauches, avenants, sanctions et ruptures en étapes guidées, avec documents générés, signature et envoi intégrés.
• Copilote Juridique : audit des obligations selon l’effectif, registre unique du personnel, DUERP, CSE, accès à des juristes.
• Copilote Planning : congés, absences, feuilles de temps, alertes sur les durées maximales, export des variables de paie.

LégiPilot partage deux fonctions avec un SIRH : le référentiel du salarié et le suivi des temps. La différence tient à l’unité de travail. Dans un SIRH, c’est la fiche du salarié. Dans LégiPilot, c’est l’opération, avec ses étapes, ses délais, ses calculs et ses documents.

Un assistant IA interroge les données de la plateforme, répond aux questions et aide à rédiger. La décision reste celle de l’utilisateur. LégiPilot s’emploie seul dans une entreprise sans SIRH, ou à côté d’un logiciel de paie auquel le Copilote Planning transmet les variables par export.

Quelles erreurs éviter dans le choix d’un SIRH ?

L’erreur la plus coûteuse consiste à confondre l’outil et la conformité. Un module conforme n’efface ni un accord collectif insuffisant ni une évaluation des risques jamais menée. Six erreurs reviennent dans les projets.

1. Choisir sur les fonctions, sans les utilisateurs : l’outil est délaissé et l’équipe revient au tableur. Parade : associer managers et salariés aux tests.
2. Négliger la liaison avec la paie : double saisie et écarts sur le bulletin. Parade : tester l’export des variables sur un mois réel.
3. Sous-estimer la reprise des données : retard et historique incomplet. Parade : chiffrer migration et paramétrage avant de signer.
4. Omettre le CSE : le juge peut ordonner la consultation et le projet prend du retard. Parade : planifier l’information-consultation avant la décision.
5. Oublier le contrat de sous-traitance : manquement au RGPD et données captives. Parade : exiger le contrat, les durées de conservation et les conditions d’export.
6. Déployer un tri automatisé sans gouvernance : la décision automatisée devient contestable. Parade : prévoir une intervention humaine documentée.

La quatrième erreur est la moins anticipée. Le CSE est informé, avant leur introduction, des traitements automatisés de gestion du personnel. Il est consulté sur les moyens de contrôle de l’activité des salariés (C. trav., art. L. 2312-38).

Récapitulatif : cadrer un projet de SIRH en 7 étapes

• Lister les opérations RH réalisées chaque mois et celles qui exposent à une sanction.
• Identifier le seuil d’effectif atteint et les obligations qui en découlent.
• Choisir le premier module : celui dont l’erreur coûte le plus cher.
• Faire paramétrer en démonstration la convention collective et un cas réel.
• Vérifier le contrat de sous-traitance, l’hébergement et l’export des données.
• Informer et, s’il y a lieu, consulter le CSE avant la décision.
• Désigner la personne qui contrôle les actes produits par l’outil.